読者質問箱

宿泊代の領収証の宛名について

Ｑ 当社では社員の出張に際して、ホテル等の領収書の宛名は
「個人名」で貰っています。
「会社名」の領収書を貰うように指示するべきでしょうか？

Ａ 領収書の役割には
１．税務・経理が正しいことを裏付ける『書類としての役割』
と、
２．債務弁済の証拠としての『二重払い防止の役割』
があります。
２．は支払ったかどうかの争いがあった時に領収書がその証拠
となるということです。

ところで、個人名の領収書は証憑となるのでしょうか？
１．書類の役割から検討
じつは法律で「領収証はこう書かねばならない」というものは
定められていません。
ただし、その指標となる法令は存在しています。
消費税の仕入税額控除の要件として、一部例外はありますが
原則として「宛名・発行者・金額・日付・支払内容」の５つの
要件の記載がある領収書等の保管が必要とされています。
しかし、法人税等では直接領収書について規定しておらず、
実務上は他の書類等と併せて取引の事実が明らかに出来れば
良いというスタンスになっています。

２．二重払い防止の役割から検討
債務弁済の証拠として領収書が通用するためには、
「いつ・誰が・誰に・いくら支払ったか」を最低限書いて
おかねばならないとされており、さらに領収書の信頼性を
高めるためには、何の代金なのかを明示すること、署名・
押印などが求められてきます。

１・２の役割によって求められる要件が違ってきますが、
１．では個人名の領収証も証憑となる場合がある
（他の書類と併せて法人の支払と証明出来れば良い）ものの、
２．では争いの証拠としては不完全ということになりそうです。

ご質問の経費精算の場合は、「個人でなく法人の経費であることの証明」
「社内でのチェック(内部統制)をどうするか」が問題になってきます。
これらは出張報告書を添えることにより法人の経費と証明が出来ますし、
複写式の領収書を交付してもらうことにより、内部統制面も問題ないでしょう。

ただし、金額が３万円以上の場合には、厳密に言うと先刻述べた消費税
の仕入税額控除を受けられない状態になってしまいますので、
必ず法人名で領収書をもらうことが必要となります。
（税理士 森 康博）

出典：研修出版 経理WOMAN