本日はデータベース機能の２つ目、オートフィルタについて
お話します。

オートフィルタとは、列見出しの下向き▼をクリックして、
項目ごとに抽出できる機能です。

▼の表示は簡単です。

リストの中のひとつのセルをクリックしてから、
「データ」−「フィルタ」−「オートフィルタ」をクリックします。
列見出しに▼が現れます。

例えば名前フィールドで「鈴木」さんのレコードを抽出したい時は、
▼をクリックして「鈴木」を選ぶだけです。

さらに、「鈴木」さんの「東京」のデータを抽出したい時は、
同じく▼より「鈴木」「東京」と選ぶだけです。

今度は売上フィールドで、上位１０レコードを抽出したい時には
どうすればいいのでしょうか？

▼より「トップテン」を選びます。
「トップテンオートフィルタ」ダイアログより、
「上位（下位）」「いくつ」「項目（orパーセント）」を指定することが
できるので、ここでは、「上位」「１０」「項目」を選びます。

続いて、日付のフィールドで、「５月１日」から「５月１０日」までの
レコードを抽出したい時にはどうすればいいでしょうか？

▼より「オプション」を選びます。
「オートフィルタオプション」ダイアログより、
１行目に、「5/1」「以上」、2行目に「5/10」「以下」と指定します。
そして「AND」と「OR」は「AND」を選択します。

２つの条件を指定し、両方の条件を満たしたレコードを抽出時は
「AND」、どちらかの条件を満たしたレコードを抽出したい時には
「OR」を選びます。

オートフィルタの解除をしたい時には設定の時と同じように、
「データ」から「フィルタ」で「オートフィルタ」をクリックします。

オートフィルタでよく頂く質問は、「▼をクリックしても、
リストの中の抽出したい項目が表示されない」という質問です。
これは、オートフィルタが設定されたあとにレコードが追加されたので、
Excelの方でリストの中の１つのレコードだと認識されていないためです。
ですので、こういった場合は、オートフィルタの設定を一度解除して
もう一度設定してあげましょう。

あともう一つ、オートフィルタの設定方法を、
「リストの中の一つのセルをクリックしてから」と言いましたが、
「リストの範囲を選択してから」オートフィルタの設定をすると、
リストの一部分で抽出することができます。
一部分だけの抽出はあまり無いかもしれないのですが、
オートフィルタがうまくいかない時には、
リストの中身が何らかの原因があると思いますが、
範囲選択してから設定するとうまくいきます。

ぜひお試し下さい＾＾