データベース機能はご存知ですか？
いつもなにげなく使っている並べ替え、オートフィルタ、集計の事を
データベース機能といいます。
よく、覚えたいと言われるピボットテーブルもデータベース機能の
ひとつです。

「オートフィルタがうまくいかない」とか「並べ替えができない」とか
多くの質問を頂きますが、その原因の多くが、データベース機能の元の
データがきちんと作られていないということです。

データベース機能の元のデータの事を「リスト」といいます。
今日は、リストを作る際の決まりごとについてお話します。

まず、リストとは、列ごとに同じ種類のデータが入力された、
行ごとに１件のデータがレコードとして入力されている表のことを
いいます。住所録や、顧客管理リストなどですね。

A列に氏名、B列はふりがな、C列には郵便番号、D列には住所の
入力されているリストがあるとします。

1行目には「氏名」「ふりがな」「郵便番号」「住所」と
見出しを入力します。
2行目以降にはそれぞれのデータを入力していきます。

この、1行目を「列ラベル」または「列見出し」といいます。
また、2行目以降のデータを「レコード」といいます。
そして、「氏名」や「ふりがな」などの列単位を「フィールド」といいます。

列見出しについてですが、かならずレコードとは書式を分けるようにしましょう。
太字にしたり、塗りつぶしの設定をしてあげるだけで、Excelの方で、
「お、これは列見出しなんだな」と認識してくれます。

次にレコードには空白行を挿入しないようにします。
のちのち、並べ替えなどの操作をする際にうまく並べ替えられなかったりします。
そしてフィールドにもスペースや空白列を挿入しないようにします。

また、リスト全体の注意事項として、リストの横や下に、別のリストを
作ったりすることは避けましょう。抽出して見えなくなっちゃった！なんて
こと、よくあります。
1つのシートに1つのリストを作るようにしましょう。
あとは、セルを結合してしまうと、リストとして認識されなくなるので
注意が必要です。

いかがですか？結構決まりごとありますよね。
まとめると、

●見出しになる部分は書式を変えるべし！
●空白行、空白列は入れない！
●セルは結合しない！
●1つのシートに1つのリスト！

ということになります。

郵便番号から住所、名前までひとつのセルに入力されている表を
見たことがあるのですが、
のちのちデータベース機能を使うことを考えると、
郵便番号は郵便番号フィールドとして、名前は名前フィールドとして
作成して、「リスト形式」にしておいた方が、あとあと有効活用できますよね！

ぜひ、リストを作成する際にはお気をつけください。