経理の薬
文書整理
（Ｑ）「文書整理」について基本を教えてください。
（Ａ) 内部統制や情報管理等で身の周りの整理整頓が求められてい
ます。
「文書整理」もその一つです。単に「文書」といっても紙ベ
ース、電子データベース等多様な種類があります。
帳簿類、申込書類、事務処理書類、予算書類、業務日誌、調
査記録、設計図面、カタログ類、新聞・雑誌切抜、電子ファ
イル、電子メール、デジタル写真、音声・画像ファイル、暗
号化ファイル などなど。
文書管理規定など制定されていれば、それを遵守します。
規定化されていない場合は早急に規定すべきでしょう。
「文書」は収集・保存・保管・廃棄というプロセスによって
管理されます。基礎知識として「保存」「保管」の区別を確
認しましょう。「保存」は段ボールに入れて倉庫に放り込ん
でおくこと。「保管」は利用することを前提に、棚などに整
理して、必要の際は簡単に取り出せるようにしておくこと。
次に「保存期間」について、「法定保存期間」は法令等の定
める期間または時効期間のことです。株主総会議事録や商業
帳簿は10年です。「自主保存期間」は業務に支障のないよう
に自主的に定めた期間です。顧客との信頼関係維持など部門
毎に現実的に定めます。
「廃棄」については、基準が必要です。基準策定の考え方は
2年間使用しなかった文書は２の二乗分の一（＝1/4）しか使
用しません。（3/4は不要）。2年間使用しなかった文書は３
の二乗分の一（＝1/9）しか使用しません。（8/9は不要）。
新年を迎える準備の一つに「文書整理」もお考えください。
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