| 文書の保存一覧表 |
| ●総務・庶務関係 |
| 年限 | 文書名 | 起算日 | 根拠条文、留意点 |
| 永 久 保 存 |
@定款、株主名簿、端株原簿、社債原簿 A登録済書（権利証）など登記・訴 訟関係書類 B官公署への提出書類、官公署の許可書、認可署、通達などで重要な書類C特許、実用新案、意匠、商標など工業所有権に関する特許料・登録料納付受領書や特許・登録証などの関係書類 D社規、社則およびこれに類する通達文書 E効力の永続する契約に関する書類F重要な権利や財産の得喪、保全、解除およびこれに類する書類 G社報、社内報、重要刊行物 |
商法263 ※@〜Gの文書は、いずれも法令により永久保存を義務づけられたものでは ないが、文書の性格上、永久保存が必要なものである。 特許法他 イ.株主総会議事録、取締役会議事録、 役員会議事録、 ロ.稟議書、重要決済文書、 ハ.財務諸表および付属明細書、税務申 告書 ニ.固定資産台帳および固定資産の取 得・売却に関する書類 ホ.顧客名簿 ヘ.印鑑登録簿 ト.外部団体加入・脱退関係書類、などを 永久保存しているところもある。 | |
| 10 年 保 存 |
@株主総会議事録（本店備え置き分。支店備え置き分は5年保存） A取締役会議事録 B重要会議議事録 C満期、または解約となった契約書 |
@議事録作成の日 A同上 B記録作成の日 C満期または解約の日 |
商法244 ※事故記録や始末書などの保存 商法260の4 期間の見直しも必要 |
| 5 年 保 存 |
@契約期限を伴う覚書、念書、協定書などの文書 A重要な内容の受信・発信文書 |
@契約期限終了日 A受・発信日 |
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| 4 年 保 存 |
@官公署関係の簡易な認可、出願などの文書 A一般の社内会議記録 B社内規定・通報改廃に関する書類 C軽易な契約関係書類 D文書の受・発信簿 E業務日報 F参照の必要性のある往復文書 G什器・備品台帳 |
@出願・受験日 A記録作成日 B書類作成日 C同上 D記録日 E同上 F文書の受・発信日 G記録日 | |
| 1 年 保 存 |
@当直日誌 A軽易な往復文書、受信・発信文書 B軽易な通知書類、調査書類、参考書 C住所・姓名変更届 D報告制の日報・月報 |
@記入日 A文書の受・発信日 B書類の受・発信日 C作成日 D報告制の日報・月報 |
| ●経理・税務関係 |
| 年限 | 文書名 | 起算日 | 根拠条文、留意点 |
| 10 年 保 存 |
@貸借対照表・損益計算書・営業報告書・利益処分案・ 附属明細書・監査報告書、総勘定元帳、各種補助簿、株式申込簿 、株式割当簿、株式台帳、株主名義書換簿、配当簿、印鑑簿、 倉庫証券簿、判取帳など商業帳簿および営業に関する重要書類 | 帳簿閉鎖の時 | ※商法に規定される「商業帳簿および 営業に関する重要書類」が具体的に何を指すかは諸説が あり、ここでは一般的な基準により主なものをあげた。 |
| 7 年 保 存 |
@仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳、経費帳など
取引に関する帳簿 Aたな卸表など決算に関して作成された書類 B領収証、預金通帳、借用証、小切手・手形控、振込通知書など 現金の収受・払出し、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された 取引証憑書類 C有価証券受渡計算書、有価証券預り証、売買報告書、社債申込書 など有価証券の取引に際して作成された証憑書類 D請求書、注文請書、契約書、見積書、仕訳伝票などたな卸資産の 引渡し・受け入れに際して作成された書類以外の取引証憑書類（資本金 1億円超の大法人の場合） E資産の譲渡、課税仕入等に関する帳簿 F課税時期に所有する土地等の地目、面積、所在地等を記録した帳簿 G給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、給与所得者の 配偶者特別控除申込書、保険料控除申告書 H住宅取得控除申告書、住宅取得特別控除申告書、住宅貯蓄控除申告書 I源泉徴収簿（賃金台帳） |
@〜F帳簿閉鎖日および書類作成日・受領日の属する
事業年度終了の日の翌日から2ヶ月を経過した日（
当該事業年度分の申告書提出期限の翌日） G法定納期限 H課税関係の終了日 I法定納期限 |
所規63,法規59 @証憑書類のうち、取引に関する事項を帳簿に記載すること にかえて、記載されている書類を整理保存している場合の書類 も含む A貸借対照表、損益計算書、総勘定元帳等の計算書類も 含まれるが、これらは商法で10年保存が義務づけられている。 E消費税法58・消令71 F地価税法33・地規10 G国税通則法72、73 H同上 I同上 |
| 5 年 保 存 |
@たな卸資産の引渡し・受入れに際して
作成された書類以外の取引証憑書類（資本金
1億円以下の中小法人の場合） A納品書、送り状、貨物受領書、入庫報告書、 出荷依頼書、検収書などたな卸資産の引渡し ・受入れに際して作成された取引証憑書類 B課税時期に所有する土地等の地目、面積、所在地 等の帳簿の資料 C非課税貯蓄申込書・同申告書・同限度変更申込書 ・同異動申告書・同勤務先異動報告書、課外転勤者の 非課税貯蓄継続適用申告書、海外転勤者の国内勤務報告書 のそれぞれの写し, D非課税貯蓄廃止申告書の写し、退職等に関する通知書 E有価証券の保管の委託・登録に関する帳簿・書類 |
@〜B書類作成日、受領日に属する事業年度終了の日の翌日
から、2ヶ月を経過した日（当該事業年度分の申告書提出期限の
翌日） Cこれらの申込書、申告書等に係る廃止申告書、退職等に関する 通知書の提出があった日の属する年の翌年 DE提出があった日の属する年の翌年 |
@Aその書類が帳簿代用書類に該当する場合は、7年間保存しなければならない。 C所令35条に規定する限度額の記載のある申込書については、起算日を当該申込書を 受理した日の翌年とする。 |